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Cos’è l’archiviazione ottica?

Quando parliamo di Archiviazione Ottica, intendiamo la trasformazione dei documenti da analogici a digitali. Mediante essa è possibile abolire l’uso della carta attraverso procedure stabilite dall’Ordinamento Giuridico Italiano.

Utilizzando supporti ottici è possibile archiviare velocemente e con un ridottissimo consumo di spazio tutta la documentazione rilevante di enti pubblici, aziende, contribuenti, professionisti e uffici giudiziari. E’, inoltre, possibile la trasformazione di vecchi archivi cartacei in archivi digitali liberando preziose risorse in qualsiasi organizzazione, mantenendo nel contempo inalterata la loro dignità giuridica. Tale operazione è garantita dalla firma digitale, cioè lo strumento più adeguato a garanzia di autenticità e integrità dei documenti conservati digitamente.

Grazie alla riforma della Pubblica Amministrazione, l’archiviazione ottica è ora possibile trasferendo gli archivi cartacei su supporti informatici, mantenendo inalterata l’efficacia legale dei documenti digitali così creati.  Per garantire un flusso documentale efficace ed efficiente è necessario porre molta attenzione alla conservazione e alla classificazione dei documenti informatici: devono essere garantite integrità, identità, provenienza, reperibilità, sia in riferimento al singolo documento che a interi gruppi. A questo riguardo rivestono particolare importanza la classificazione e la fascicolazione dei documenti.

La classificazione e la fascicolazione favoriscono la sedimentazione stabile dei documenti prodotti e acquisiti dall’Amministrazione nel corso della propria attività: solo così si assicura la possibilità per l’Amministrazione stessa e per il cittadino di accedere ad una informazione contestualizzata, che dia conto del patrimonio informativo utilizzato a supporto di una determinata attività amministrativa. 

Aerre Copie è in grado di offrire un servizio di archiviazione ottica sostitutiva anche personalizzato secondo le esigenze del cliente.